Gizlilik kimleri kapsar?
Tarafların bir çözüm seçeneğini rahatça tartışabilmesi, görüşmede paylaşılan bilgilerin korunmasına bağlıdır. 6325 sayılı Kanun’un 4. maddesi uyarınca, taraflar aksini kararlaştırmadıkça arabulucu, faaliyet sırasında öğrendiği bilgi ve belgelerle diğer kayıtları gizli tutar. Aynı esas taraflar ve görüşmeye katılan diğer kişiler için de geçerlidir. Yönetmelik, çalışanlar ve ilgili diğer görevliler bakımından da gizlilik yükümlülüğü öngörür.
Bu yükümlülük, görüşmenin yalnızca yüz yüze yapılmasına bağlı değildir. Çevrim içi toplantıda kimin bulunduğunun bilinmesi, toplantı bağlantısının yetkisiz kişilerle paylaşılmaması ve belgelerin doğru muhataba gönderilmesi, gizliliğin pratik karşılıklarıdır.
Görüşmede söylenen her şey dava delili olabilir mi?
Kanunun 5. maddesi; arabuluculuğa katılma isteğini, çözüm amacıyla sunulan teklif ve görüşleri, müzakeredeki kabulleri ve yalnız bu faaliyet için hazırlanan belgeleri özel olarak korur. Bunlar hukuk davasında veya tahkimde delil olarak ileri sürülemez; haklarında tanıklık yapılamaz. Böylece bir anlaşma ihtimalini araştırmak, tek başına sonradan aleyhe kullanılacak bir kabul hâline gelmez.
Buna karşılık daha önce mevcut bir sözleşme, fatura veya ödeme kaydı, sırf görüşmede sunulduğu için kullanılabilir delil niteliğini kaybetmez. Korunan bilgilerin kanunen açıklanmasının emredildiği veya anlaşmanın uygulanması ve icrası için gerekli olduğu hâllerde, gerekli ölçüde açıklama yapılabilir. Gizlilik sınırsız bir belge saklama veya delilleri ortadan kaldırma yetkisi değildir.
Dijital dosyada veri güvenliğini ayrıca gözetin
Arabuluculukta gizlilik ile kişisel verilerin korunması yükümlülükleri birlikte değerlendirilmelidir. Bir meslek sırrının bulunması, kullanılan bilgisayarın veya paylaşım kanalının kendiliğinden güvenli olduğu anlamına gelmez. Kişisel Verileri Koruma Kurumunun açıklamaları, hukuka aykırı erişimi önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik teknik ve idari önlemler alınmasını gerektirir.
- Dosya ve yedeklerine erişimi görev gereği ihtiyaç duyan kişilerle sınırlayın.
- Göndermeden önce alıcıyı, ek dosyayı ve paylaşım yetkisini kontrol edin.
- Kimlik, adres ve özel bilgileri gereksiz yere çoğaltmayın veya açık sayfalarda yayımlamayın.
- Saklama ve imha kararlarında arabuluculuk mevzuatındaki belge yükümlülüklerini dikkate alın.