Başvurudan önce uyuşmazlığı belirleyin
Hazırlığın ilk adımı, talebin hangi hukuk alanına girdiğini ve dava açılmadan önce arabuluculuğun zorunlu olup olmadığını belirlemektir. Dava şartı arabuluculukta başvuru, yetkili mahkemenin bulunduğu yerdeki adliye arabuluculuk bürosuna yapılır; büro bulunmayan yerde görevlendirilen yazı işleri müdürlüğü işlem yapar. İş uyuşmazlıkları gibi alanların özel yetki kuralları ayrıca dikkate alınmalıdır.
Başvuruya tarafların doğru adı veya ticaret unvanı, uyuşmazlığın özeti, talep edilen hususlar ve iletişim bilgileri yazılmalıdır. Başvuran, kendi iletişim bilgileriyle elinde bulunan karşı taraf iletişim bilgilerini büroya verir. Birden fazla muhatap varsa her birinin taraf sıfatı ayrı değerlendirilmelidir. Başvurunun konusu ile ileride açılacak davadaki talepler arasında uyum bulunması önem taşır.
İlk toplantı için bir kontrol listesi hazırlayın
Arabulucu, görevlendirme sonrasında tarafları bilgilendirip toplantıya davet eder. Görüşmeye bizzat, kanuni temsilci veya avukat aracılığıyla katılınabilir; özel temsil hükümleri saklıdır. Vekâletname ve temsil yetkisinin önceden kontrol edilmesi, görüşmenin usul eksikliği nedeniyle aksamasını önler.
- Kimlik ve temsil belgelerini, varsa arabuluculuğa ilişkin özel yetkiyi kontrol edin.
- Sözleşme, ödeme kaydı ve ilgili yazışmaları tarih sırasına koyun.
- Talebinizi, önceliklerinizi ve uygulanabilir çözüm seçeneklerini hazırlayın.
- Toplantı zamanı, katılım yöntemi ve iletişim kanalını teyit edin.
Başvuru tarihi ile görevlendirme tarihini ayırın
Dava şartı arabuluculukta genel sonuçlandırma süresi görevlendirmeden itibaren üç hafta olup zorunlu hâllerde en fazla bir hafta uzatılabilir. Ticari uyuşmazlıklarda özel süre altı hafta ve en fazla iki haftalık uzatmadır. Tarımsal üretim sözleşmeleri gibi özel düzenlemeler ayrıca kontrol edilmelidir.
Dava şartı başvuruda, büroya başvuru ile son tutanak arasındaki dönemde zamanaşımı durur ve hak düşürücü süre işlemez. İhtiyari arabuluculukta ise sürenin başlangıcı 6325 sayılı Kanun’un 16. maddesine göre belirlenir; yalnızca bir başvuru teklifi gönderilmesiyle aynı sonuç varsayılmamalıdır.
Son tutanağı ve kalan süreyi kontrol edin
Anlaşma sağlanamazsa süreç son tutanakla belgelenir. Dava şartı kapsamındaki davada tutanağın aslı veya arabulucu onaylı örneği dilekçeye eklenir. Belgeyi eklememek ile arabuluculuğa hiç başvurmamak farklıdır: Kanundaki bir haftalık kesin süre, eksik tutanağın sunulmasına ilişkindir. Son tutanak tarihinden sonra dava için kalan süreyi ayrıca hesaplayın.